Modèle procédure de gestion documentaire

Balises: contrôle des documents, gestion de la qualité, SharePoint les procédures de contrôle des documents ont défini le cadre de l`approbation, de la mise à jour ou de la modification du document, la façon dont les modifications sont suivies, la façon dont les documents sont publiés (en interne ou en externe) et la façon dont les documents sont faits Obsolète. Dans la plupart des organisations, un individu ou un groupe de personnes sont identifiés comme responsables des procédures de contrôle des documents. Cela inclut la responsabilité du manuel des procédures de contrôle des documents (lui-même suivant les procédures de contrôle des documents). Les procédures de contrôle des documents sont les processus définis par un manuel des procédures de contrôle des documents. Cela inclut: il y a un niveau de maturité au-dessus de cela; et conformément aux normes telles que l`ISO 9001, nous devrions appeler ce contrôle de document. La principale capacité supplémentaire est qu`il y a un modèle de cycle de vie de document et il y aura la prise en charge des workflows tels que les processus de révision et d`approbation. Il doit y avoir une procédure de contrôle des documents, avec une seule version principale de chaque document. Il doit y avoir une piste d`audit et un historique complet des activités. Cela va au-delà des journaux d`événements; Il devrait être possible de visualiser facilement l`historique des activités autour d`un document lorsqu`il était dans une version précédente. Définition du document: un «document» est une instruction de quelque sorte, par exemple, toute information où un changement non autorisé pourrait causer un problème.

S`assurer que le document correct, à jour et approuvé est utilisé, est un avantage essentiel des procédures de contrôle des documents. Les documents qui sont obsolètes ou qui ne sont plus exacts peuvent être une source de préoccupation majeure et entraîner certaines des constatations les plus fréquentes dans les programmes de conformité. Procédures non approuvées ou obsolètes, documents non contrôlés, fichiers inaccessibles ou perdus… Ce sont quelques-unes des constatations d`audit les plus évitables qui peuvent survenir sans procédures de contrôle des documents. Contrôle de la procédure d`information documentée-Voir l`exemple la recherche et l`information`Findability`est un facteur majeur. En partie, ce problème est hérité de la nature hiérarchique des dossiers et des sous-dossiers communs dans un partage de fichiers. Les utilisateurs doivent naviguer dans un labyrinthe de dossiers pour localiser le document qui est d`intérêt. Les documents doivent être uniques, les catégories doivent être dynamiques et virtuelles.

La page Web qu`un utilisateur voit doit être construite à partir de documents qui sont marqués comme pertinents à cette page. Il ne devrait pas être comme je l`ai lu dans cette RFI à partir d`un utilisateur de SharePoint; “En raison de la nature hiérarchique de cette structure, les documents dupliqués existent souvent sur le système, car le personnel n`est pas sûr du dossier exact vers lequel charger le document.” Un système de gestion de documents permet d`automatiser le contrôle et le suivi des documents qui sont gérés conformément aux procédures de contrôle de documents.